KAK, HPS, Spesifikasi dan Kontrak pada Pengadaan E-Purchasing

Normal 0 false false false EN-AU X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4

Pada pengadaan barang melalui e-purchasing, saya sering mendapat pertanyaan, apakah perlu dibuat KAK, Apa perlu HPS, Apa perlu disusun Spesifikasi dan apa perlu dibuat Kontrak/SPK. 

Sesuai dengan Perpres no 16 tahun 2018, pasal 26 ayat (7), HPS tidak diperlukan pada pengadaan dengan metode e-purchasing. Tetapi menurut hemat saya, HPS tetap perlu dibuat untuk e-purchasing dengan nilai kurang dari 200 juta sebagai acuan Pejabat pengadaan dalam Negosiasi Harga. sebab, harga kesepakatan dalam e-katalog termasuk ongkos kirim yang biasanya dapat di negosiasi tergantung dengan jumlah pesanan dan lokasi serah terima barang. Walaupun telah ada daftar ongkos kirim di e-katalog, tetap saja dapat dinegosiasi sesuai dengan kewajaran berdasarkan jumlah pesanan dan lokasi serah terima.

Sedangkan Spesifikasi barang tetap diperlukan. Pada e-purchasing, karena dibolehkan menyebutkan merk dan
tipe, maka print skrin saja barang yang ada di e-katalog dan tetapkan sebagai spesifikasi barang. Hal ini akan lebih memudahkan sewaktu pembuatan paket pada lpse. 

KAK tetap diperlukan pada setiap pengadaan barang, sebagaimana RUP yang diperlukan ID-nya pada setiap pembuatan paket e-purcahing di LPSE. KAK diperlukan sebagai acuan terutama bagi pejabat pengadaan sewaktu membuat paket. Misalnya diperlukan informasi jangka waktu pelaksanaan, lokasi serah terima pekeraan, tanggal terkahir barang sampai di titik bagi. Contoh KAK pengadaan barang melalui e-purchasing terlampir.

Sesuai dengan Perpres no 16 tahun 2018, pasal 28 ayat (6), Surat Pesanan digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui E-purchasing atau pembelian melalui toko daring. Dengan demikian, Surat Pesanan merupakan bukti perjanjian yang sah dan berlaku untuk permintaan pembayaran sehingga tidak diperlukan Kontrak/SPK. Tetapi, Bendahara sering mensyaratkan adanya Kontrak/SPK, maka patuhi saja kententuan bendahara, sehingga Kesepakatan e-katalog dilanjutkan dengan Penandatanganan Kontrak/SPK. 

Tanggal kontrak/SPK sering terdapat perbedaan pendapat. Menurut saya tanggal kontrak/SPK adalah mulai sejak tanggal kesepaktan s.d. tanggal Surat pesanan di e-katalog. Hal ini berdasarkan logika, bahwa pada pengadaan barang melalui tender, tanggal surat pesanan adalah paling cepat sama dengan tanggal kontrak/SPK. Dengan demikian, sewaktu nego di e-katalog,SSKK harus sudah disampaikan ke Penyedia, dan tanggal kontrak/SPK harus sudah disepakati. Termasuk harus sudah disepakati adalah penandatangan kontrak, apakah para pihak yang berkontrak harus berhadapan atau tidak. Tetapi berdasarkan Perlem No 9 Tahun 2018, pada poin 2.3.22, Kontrak/SPK merupakan tindak lanjut dari Surat Pesanan, sehingga tanggalnya tentu saja setelah surat pesanan.
 

CONTOH KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

Pengadaan Barang melalui E-katalog.

Nama Paket Pekerjaan	:	Pengadaan Benih Jagung Varietas Umum III Kabupaten Bengkulu Tengah
Kegiatan	:	Pengelolaan Sistem Penyediaan Benih Tanaman Pangan
Sumber Dana/TA	:	APBN Tugas Pembantuan/2018
Lokasi	:	Kelompok tani di Kabupaten Bengkulu Tengah

1	LATAR BELAKANG	:	1.     Benih adalah salah satu faktor penting penentu keberhasilan dalam budidaya tanaman; 2.     Benih unggul dan bersertifikat memiliki peluang memberikan hasil yang lebih banyak dan produtivitas lebih tinggi. 3.     Kemampuan petani menyediakan benih unggul sangat terbatas. 4.     Pemerintah menyediakan bantuan benih melalui dana tugas pembantuan tahun 2018; 5.     Perlu pengadaan benih untuk bantuan pemerintah kepada petani;
2	MAKSUD DAN TUJUAN	:	a.     Maksud : peningkatan produksi dan produktivitas tanaman petani melalui bantuan benih unggul bersertifikat. b.     Tujuan  : Pengadaan bantuan benih untuk kelompok tani.
3	TARGET/SASARAN	:	Bantuan benih kepada kelompok tani sebanyak 105.655 ton
4	NAMA ORGANISASI PENGADAAN BARANG	:	1.    Instansi: Pemerintah Daerah Provinsi Bengkulu. 2.    OPD  : Dinas Tanaman Pangan, Hortikulturan dan Perkebunan Provinsi Bengkulu 3.    PPK      : …………….. 4.    UPTD  : ……………………..
5	SUMBER DANA DAN PERKIRAAN BIAYA	:	a.    Sumber dana : APBN, DIPA Nomor : …………. b.    Total perkiraan biaya yang diperlukan : Rp. ………………….
6	JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN	:	Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan 60 (enam puluh) hari kalender, terhitung sejak penandatangan kontrak/SPK atau Surat Pesanan. Seluruh Benih harus sudah sampai di titik bagi sebelum akhir musim tanam Mar-Oktober, tanggal akhir 30 Oktober.
7	LOKASI PEKERJAAN		Lokasi perkjaan yaitu kelompok tani di kabupaten : ……… (jumlah dan nama kelompok tani ditentukan kemudian)
8	TENAGA AHLI/TERAMPIL	:	Tenaga ahli/terampil yang diperlukan : tidak diperlukan.
9	SPESIFIKASI TEKNIS	:	Spesifikasi barang yang akan diadakan, meliputi: 1.     Macam/jenis barang yang akan diadakan: Benih Jagung Hibrida 2.     Fungsi/kegunaan barang: untuk bibit diserahkan ke kelompok tani 3.     Bahan/material yang digunakan; Benih Jagung Hibrida 4.     Volume : Sesuai dengan target tersebut di atas. 5.     Barang diterima di : Kelompok tani Kabuapten ……….. 6.     Barang diterima dalam keadaan Asli, Baru dan minimal 60 hari kalender sebelum habis massa berlaku label. 7.       Spesifikasi Teknis barang sebagai berikut:
10	Harga Perkiraan Sendiri	:	Sesuai harga e-katalog tercantum di atas.
11	PELATIHAN	:	Tidak diperlukan
12	KUALIFIKASI PENYEDIA	:	1.       Klasifikasi Peyedia: Penyedia Benih/barang sesuai  di e-katalgo lkpp; 2.       Kualifikasi : Kecil/Non kecil/Sesuai di e-katalog lkpp. 3.       Izin Usaha yang harus dimiliki:  SIUP/…..
13	KONTRAK /SPK	:	Diperlukan/tidak diperlukan (bila diperluka: Kesepakatan dala e-katalog dilanjutkan dengan penandatangan Kontrak/SPK antara PPK dengan Distributor. Bila diperlukan Kontrak/SPK: maka perlu disusun Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK).
14	Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)		Cantumkan SSKK, sesuai dengan standat kontrak LKPP. SSKK akan dibahas pada lain tulisan.
			Ditetapkan di      : Bengkulu Pada Tanggal : Kepala Bidang ……………. Selaku Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) ( Nama) NIP